Ubik Informatique

BVR orange

CLASS propose l'impression des BVR (Bulletin de Versement orange avec numéro de Référence) avec la mise à jour automatique des comptes des centres de facturation par le traitement des fichiers BVR contenant les paiements effectués.
L'exploitation des fichiers de paiements BVR se fait en trois phases.

• Téléchargement du fichier
• Analyse du fichier
• Traitement du fichier

Pour pouvoir profiter de ce mécanisme il est nécessaire de:

• Disposer d'une imprimante avec la police de caractères OCR B. Cette police (True Type) vous sera fournie par Ubik SA.
• Conclure un contrat d'adhésion avec les CCP ou la banque. Votre partenaire (CCP ou la banque) vous fournira les paramètres BVR à saisir dans les paramètres du club.
• Avoir homologué le système (logiciel + imprimante) auprès des PTT.

Crédit

Montant en faveur du centre de facturation. Il s'agit en général d'un paiement.

Cycle de facturation

Le cycle de base de la facturation est le suivant:

1. Définition du lot de facturation (formulaire des lots de facturation).
   Les données à renseigner sont:

   Objet

   Par exemple: "Cotisation été 2013". Ce texte apparaîtra sur les factures

   Date d'émission

   En phase de création, CLASS propose par défaut la date du jour

   Date d'échéance

   Les éléments à facturer

2. Génération des factures (formulaire de génération des factures).
   Ce formulaire, accessible depuis le formulaire de définition des lots de facturation, permet de modifier ponctuellement les données du lot.
3. Edition des factures (formulaire d'édition des factures).
   Ce formulaire permet de visualiser, de modifier les factures et d'encaisser des paiements.
4. Impression des factures.
5. Enregistrement des paiements.
   Il peut se faire manuellement dans la partie "Paiements" du formulaire d'édition des factures, ou de manière automatique par le traitement du fichier des paiements BVR.

Voir aussi:

• Exemple de facturation
• Génération des factures
• Définition des éléments de facturation
• Impression des tarifs

Débit

Montant que le centre de facturation doit au club. Résulte en général de l'émission d'une facture.

Disponibilité

Il s'agit d'un compte à débiter ou à créditer lors de la saisie des paiements partiels ou du règlement des factures.
Du point de vue comptable une disponibilité peut être considérée comme:

• un compte d'actif circulant (Caisse, CCP, banque etc.)
• un compte de produit ou charge selon la structure du plan comptable (pertes sur débiteurs)

Elément de facturation

C'est la prestation que le club est susceptible de facturer à ses membres. Du point de vue comptable c'est donc un produit.
Il est associé à chacun de ces éléments autant de tarifs standards qu'il y a de types de membre. Ils comprennent les éléments de base plus ceux définis par l'utilisateur.

Elément de facturation de base

C'est un des éléments prédéfinis par Class. Ces éléments sont:

• Finance d'entrée
• Cotisation régulière
• Cotisation de congé
• Abonnement Smash Magazine
• Location casier

Un élément de base ne peut pas être supprimé. Ils peuvent cependant être ignorés lors d'une facturation.

Facturation multilingue

Vous pouvez décider de facturer certains centres dans une langue autre que la langue dans laquelle vous utilisez CLASS. Pour cela définissez "Facturer en" dans le formulaire des centres de facturation.

Attention

N'oubliez pas de traduire les libellés des éléments de facturation que vous créez.

Génération des factures

La génération des factures se fait toujours dans le contexte d'un lot.
On émet une facture pour un centre de facturation.
Le mécanisme utilisé est le suivant pour un centre donné, pour autant que le centre n'ait pas déjà été facturé:

1. Recherche de tous les membres du centre considéré.
2. Pour chaque membre :
3. 1. Sélection des montants (compte tenu des éléments à facturer définis pour le lot) découlant soit du tarif standard lié au type de membre, soit du tarif particulier attribué au membre.
   2. Si le montant ainsi trouvé n'est pas nul alors il donne lieu à une position de facture avec une annotation explicite.
4. La somme de tous ces montants donne le montant total de la facture.
   Les factures qui n'ont aucune position ne sont pas générées. Lors de l'effacement d'une facture le mouvement financier automatique (correspondant aux éléments de facturation) est aussi effacé. Il est alors possible de générer pour le centre de facturation une nouvelle facture dans le cadre du lot.

Voir aussi:

• Cycle de facturation
• Définition des éléments de facturation
• Formulaire de génération des factures

Location des courts

CLASS permet de facturer la location de courts lors d'un cycle de facturation.
Pour utiliser cette prestation vous devez définir les courts puis les tranches horaires et leur tarifs associés par le formulaire de définition des tarifs de location. L'attribution se fait ensuite par le formulaire des membres. Pour la location à des joueurs ne faisant pas partie du club, vous pouvez par exemple définir un type de membre "location uniquement" au moyen du formulaire de définition des types de membre.

Lot de facturation

Un lot correspond à un cycle de facturation. Toutes les factures sont rattachés à un lot.

Mouvement financier

C'est soit:

• un débit (ou crédit) créé à partir des éléments de facturation lors de la génération des factures
• un crédit généré lors du paiement de la facture. Les mouvements financiers sont attachés à un lot et à un centre de facturation.

Publipostage / fusion

Vous pouvez utiliser la fusion pour créer (outre les publipostages) un type de document dans lequel s'établit une correspondance entre des champs et des données.
Les sorties diverses des membres et des centres de facturation fournissent ce fichier de données. Vous pouvez l'ouvrir également depuis Excel afin de faire vos propores analyses ou présentations des données ainsi sélectionnées.
Pour exploiter ce fichier de sortie dans Excel:

• Lancez Excel
• Executer "Fichier", "Ouvrir"; puis dans la boîte qui apparait choisissez le nom du fihier sauvegardé avec le type "Fichier Texte (*.prn; *,csv; *.txt)"
• Lorsque l'assistant de conversion s'ouvre, précisez le type de données "délimité" et cochez "Point-virgule" comme "Séparateur"
• Cliquez "Suivant" et "Terminer"

A partir de ce moment-là vous pouvez manipuler les données à votre guise.

Status du membre

Un membre se voit attribuer l'un des trois status possibles:

• Actif
• En congé
• Parti(e)

Ce status est utilisé lors de la facturation et du publipostage.

Tarif particulier

Tarif associé à un membre et qui est pris en compte à la place du tarif standard lors d'une facturation. Ces tarifs particuliers se définissent depuis le formulaire des membres.

Tarif standard

Ces tarifs sont applicables pour tous les membres (en fonction de leur type) qui n'ont pas de tarif particulier. Ils sont associés à un élément de facturation et à un type de membre.

Type de membre

Du point de vue comptable le type de membre est à considérer comme un débiteur.
Vous pouvez définir des types de membre (tels que "Chef de famille", "Conjoint(e)", "Enfant", etc.). A chaque élément de facturation sont associés autant de tarifs standards qu'il y a de types de membre.

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Voir aussi:

• Menu principal
• Pour démarrer avec CLASS
• Sauvegarde des données (back up)